Doppelter Benefit: Integrierte, workflow-basierte Konzernplanung für mehr Effizienz.

Ausgangssituation

Die SPL TELE war auf der Suche nach einer Lösung, die Reporting, Planung und Analyse im eigenen Unternehmen deutlich einfacher, flexibler und schneller macht. Bis zu diesem Zeitpunkt erstellte das Unternehmen Auswertungen und Berichte mit Excel – dabei war das auszuwertende Datenvolumen riesig:

• Ca. 400.000 Zeiteinträge p.a.
• 800 Projekte
• 100.000 Einzelaufträge
• 500.000 Warenbewegungen p.a.

Die Komplexität stieg zusätzlich auch durch die Vielzahl an Projekten, etwa 60 involvierte Mitarbeiter:innen, sechs Dimensionen und zwei Planungsversionen sowie das ständige Arbeiten in zwei Systemen (ERP + Planungsumgebung). Bereits die Datenerfassung und -konsolidierung war herausfordernd und fehleranfällig.

Projektziel & Herausforderungen

Ziel war es deshalb, eine Lösung zu finden, die eine hohe Agilität bei Planung und Analyse ermöglicht, und bei der die Mitarbeiter:innen workflowbasiert gemeinsam an einem einheitlichen System arbeiten. Dies sollte den Informationsfluss beschleunigen und die Prozesse transparenter gestalten.

„Uns schwebte ein Tool vor, das durch gezielte Lenkung der Prozesse den Zeitaufwand für Planung und Reporting deutlich verkürzt. Die dadurch gewonnene Zeit wollten wir für Dinge nutzen, für die vorher keine Zeit war. Das ist gerade bei schnell wachsenden Unternehmen wie unserem ein wichtiger Punkt, um das Unternehmen strategisch weiterentwickeln zu können. Außerdem wollen wir unsere Planung auf rollierende Forecasts umstellen“, erklärt Florian Schütz, CEO der SPL TELE Group.

Umsetzung

Bei der Umsetzung der Projekte hatte sich SPL TELE einen straffen Zeitplan gesetzt. Zunächst erfolgte die Integration mit dem ERP, sodass der Finanzbereich neue und detaillierte kaufmännische Auswertungen durchführen konnte. Dies war gleichzeitig der Grundstein für die integrierte Konzernplanung und -steuerung, die einen wirklichen Meilenstein in der SPL TELE Group darstellt.

„Wir können im Bereich Finance und Controlling jetzt ein komplettes Ist-Reporting abbilden, inklusive Abweichungsanalysen für einzelne Projekte und Kostenstellen. Damit können wir unserem Management wichtige Informationen für die Unternehmenssteuerung bereitstellen“, erklärt David Planner, CDO bei SPL TELE.

Ein weiterer wichtiger Bereich war das Projekt-Reporting mit Bottom-Up-Planung. Dies umfasst das Zeitmanagement, Stundenauswertungen zu Projekten und Mitarbeiter:innen sowie das komplexe Projekt-Reporting mit der Auswertung und Darstellung wichtiger KPIs wie gebuchte Zeiten, Material, Fremdleistungen, Meilensteinfortschritte oder Umsatzüberwachung. Ein bedeutender Meilenstein war zudem die Entwicklung des „kaufmännischen Projektabschlusses“. Hier konsolidiert und bewertet SPL TELE monatlich rund 800 Projekte aus kaufmännischer Sicht. Dabei werden Daten aus den verschiedenen Datenquellen auf der Board-Plattform zusammengeführt und analysiert. Diese Werte werden dann vollautomatisch in das Finanzbuchhaltungssystem BMD übertragen.

„Diese Anwendung bietet einen großen Hebel und bringt uns viel Mehrwert und Zeitersparnis“, erklärt Sandra Stoll, Business Unit Manager Finance und Accounting bei SPL TELE.

Ergebnis und Benefits

Die Integration von BI und CPM in einer Plattform spart Kosten, die für separate Produkte und Projekte angefallen wären, und vermeidet gleichzeitig Insellösungen. „Wir haben jetzt eine Plattform, die den Mitarbeiter:innen zur Verfügung steht und ohne Performance-Schwierigkeiten umfangreiche Auswertungen zulässt“, freut sich Florian Schütz. „Jede Abteilung bekommt die für sie wichtigen Informationen zur richtigen Zeit. Damit haben die Mitarbeiter:innen einen Überblick über die aktuelle Situation und können bessere Entscheidungen treffen. Das umfangreiche Berechtigungskonzept in Board stellt sicher, dass jede Person oder Abteilung nur die Informationen sieht, die für sie von Interesse sind.“

Die Board-Plattform konsolidiert alle Daten an einer Stelle. Dieser Single Point of Truth (SPoT) löst viele Probleme, mit denen SPL TELE in der Vergangenheit zu kämpfen hatte. Die komplexe Datenaufbereitung musste nur einmal definiert werden und nicht periodisch immer wieder neu aufgesetzt werden. Alle Abteilungen arbeiten heute auf einer gemeinsamen, validen Datenbasis.

„Tätigkeiten, vor allem für die tägliche Reporterstellung, sind jetzt automatisiert. Ein manueller Eingriff in die tagesaktuelle Aufbereitung ist nicht mehr notwendig. Diese Zeit nutzen wir nun für wichtigere Dinge“, erklärt David Planner. „Durch konkrete Festlegung von KPIs und gezielte Analysen können wir Prozesse nun besser überwachen und lenken. Zudem bekommt die Unternehmensleitung wichtige Daten in die Hand, um Entscheidungen für die Steuerung und Weiterentwicklung des Unternehmens zu treffen.“

„Board schafft die Voraussetzungen, um den Forecasting-Prozess massiv zu beschleunigen. Der Einsatz der Software hat einen sehr positiven Einfluss auf die tägliche Arbeit. Wir ersparen uns viel Zeit, die wir für Routinearbeiten verwenden mussten und die wir jetzt deutlich strategischer und gewinnbringender einsetzen können“, ergänzt Florian Schütz.