Implementierung einer vollständig integrierten Planungs- und Analyseumgebung für den Sport- und Finanzbereich mithilfe der Software Board zur optimalen Unterstützung der Geschäftsführung.

Ausgangssituation

Der SK Rapid, österreichischer Fußball-Rekordmeister, hatte ursprünglich eine Planungslösung im Einsatz, die den wachsenden Anforderungen an Planung und Reporting nicht mehr gerecht werden konnte. Die Organisation sah sich mit einem hohen Maß an manuellem Aufwand bei der Datenaufbereitung und dem Erstellen von Berichten konfrontiert. Zudem fehlte eine integrierte Sichtweise zwischen den verschiedenen Abteilungen. Als Teil einer umfassenden IT-Umstellung beim SK Rapid, die das ERP-System und das Planungssystem betraf, wurde die Notwendigkeit für eine flexiblere und zukunftsfähigere Lösung erkannt.

Projektziel & Herausforderungen

Das Projektziel war es, die bestehende Planungslösung durch eine neue, anpassungsfähige und zukunftssichere Lösung zu ersetzen. Diese sollte den steigenden Bedarf an Berichten und Simulationen decken und eine vollständig integrierte Planungsumgebung bieten. Ein besonderes Augenmerk lag auf der Optimierung der finanziellen Steuerung sowie der Integration von sportlichen Planungsprozessen. Durch die Umsetzung dieser Lösung erhielt der Klub ein umfassendes Werkzeug für eine effiziente Steuerung und strategische Entscheidungsfindung.

„Durch die Implementierung von Board verfügt der SK Rapid nun über ein leistungsstarkes System, das sowohl die finanziellen als auch die sportlichen Prozesse effizient unterstützt. Die nahtlose Integration beider Bereiche ermöglicht eine datengetriebene Entscheidungsfindung und verbessert die strategische Ausrichtung des Vereins. Dies schafft eine nachhaltige Basis für zukünftigen Erfolg im Wettbewerb.“

Hannes Magedler, Leiter Finanzen – SK Rapid

Umsetzung

Zu Beginn des Projekts wurden Workshops abgehalten, die auf die gemeinsame Zielbildung und das gegenseitige Verständnis abzielten. In der Folge wurde die bestehende Reporting- und Planungsstruktur analysiert und ein Implementierungskonzept entwickelt. Anschließend folgte der Aufbau des Datenmodells sowie die Abholung und Aufbereitung der Daten aus den Vorsystemen. Der erste Schritt der Implementierung beinhaltete die GuV-Planung, einschließlich der Kostenstellenplanung. Im weiteren Verlauf wurden Module für die Spieltagplanung sowie die Sportbereich-Module für Vertrags- und Transferverwaltung integriert. Besonderes Augenmerk lag dabei auf der Harmonisierung der Finanz- und Sportdaten, um eine übergreifende Steuerung zu ermöglichen. Nach der Einschulung der Key-User wurde das System vom Kunden abgenommen und für den laufenden Betrieb übergeben.

Bereich Finanzen: Transparenz und Effizienzsteigerung

Im ersten Schritt wurde die Finanzplanung neu aufgesetzt. Dies beinhaltete die Planung von Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Bilanz und Cashflow mit der Implementierung einer Budgetierungsmöglichkeit und die Verwaltung unterjähriger Forecasts. Zudem wurde ein automatisiertes Reporting eingeführt, um stets aktuelle Finanzdaten im Blick zu behalten.

Herausforderungen und Lösungen:

• Harmonisierung der Datenstrukturen: Die Quellsysteme für die Finanzbuchhaltung ( Business Central) wurden erfolgreich integriert, sodass eine einheitliche und konsistente Datengrundlage entstand.
• Liquiditätsplanung: Verschiedene Berechnungsmethoden für den Liquiditätsplan wurden berücksichtigt und in die Planung integriert, um unterschiedliche Szenarien, wie das Erreichen eines internationalen Wettbewerbs abzubilden.
• Abstimmung verschiedener Finanzpläne: Die Integration von Teilplänen ermöglichte eine kohärente Planung zwischen Investitions-, Finanzierungs- und operativer Planung.

Erzielter Mehrwert:

• Einheitliche und automatisierte Finanzplanung
• Reduzierung manueller Abstimmungsprozesse
• Erhöhte Transparenz durch standardisierte und flexible Berichte
• Verbesserte finanzielle Steuerung durch Simulationen und Forecasts

Bereich Sport: Strukturierte Planung und strategische Ausrichtung

Nach der erfolgreichen Implementierung der Finanzplanung wurde der sportliche Bereich in die Lösung integriert. Dies ermöglichte eine strukturierte und datengetriebene Planung sportlicher Aktivitäten und Investitionen.

Herausforderungen und Lösungen:

• Sportplanung und Spieltagplanung: Die Planung von Kaderstruktur, Transfers sowie Spieltagen wurde mit den finanziellen Aspekten verknüpft, um eine ganzheitliche Steuerung zu gewährleisten.
• Budgetierung und Kostenkontrolle: Die Integration ermöglichte eine detaillierte Planung der sportlichen Budgets und deren Auswirkungen auf die Gesamtfinanzen des Klubs.
• Dynamische Szenario-Planung: Verschiedene Szenarien, etwa für Spielertransfers, Verletzungen oder Teilnahme an internationalen Wettbewerben, konnten simuliert und in die Planung integriert werden.

Erzielter Mehrwert:

„Durch die Integration der Sport- und Finanzwelt in einer zentralen Planungsplattform ist es möglich, flexibel und rasch auf Änderungen zu reagieren. So können beispielsweise Transfers geplant und unterschiedliche Szenarien simuliert werden, die sich von der veränderten Kaderstruktur bis hin zum Cashflow durchschlagen. In einer außerordentlich guten Zusammenarbeit mit dem SK Rapid wurde eine Lösung in Board implementiert, die von der klassischen Personal- und OPEX-Planung, über sportspezifische Spieltags-, Kader- und Transferplanung reicht und im Gesamtergebnis sowie im Cashflow zusammenläuft.“

Andreas Sauer, Projektleiter & Business Unit Manager
Solution Designers

Ergebnis und Benefits

Das Ergebnis des Projekts war eine vollständig integrierte Planungs- und Analyseumgebung für den Sport- und Finanzbereich. Dies ermöglichte automatisierte Kostenstellenberichte für Budgetverantwortliche sowie fundierte Analysen und Reports für die Geschäftsführung. Darüber hinaus wurden die Module zur Vertrags- und Transferverwaltung mit Simulationsmöglichkeiten im Sportbereich erfolgreich integriert. Durch die Implementierung von Board verfügt der SK Rapid nun über ein leistungsstarkes System, das sowohl die finanziellen als auch die sportlichen Prozesse effizient unterstützt. Die nahtlose Integration beider Bereiche ermöglicht eine datengetriebene Entscheidungsfindung und verbessert die strategische Ausrichtung des Vereins. Dies schafft eine nachhaltige Basis für zukünftigen Erfolg im Wettbewerb.

Das Ergebnis des Projekts war eine vollständig integrierte Planungs- und Analyseumgebung für den Sport- und Finanzbereich. Dies ermöglichte automatisierte Kostenstellenberichte für Budgetverantwortliche sowie fundierte Analysen und Reports für die Geschäftsführung. Darüber hinaus wurden die Module zur Vertrags- und Transferverwaltung mit Simulationsmöglichkeiten im Sportbereich erfolgreich integriert.